RETO: Automatización de Procesos Administrativos con Power Automate
En este reto, deberéis a identificar, diseñar y automatizar procesos administrativos reales que encontraréis en vuestro futuro profesional. Combinaréis análisis de procedimientos, diseño de flujos de trabajo y aplicación de herramientas de automatización para mejorar la eficiencia operativa.
Contexto y Objetivos de Aprendizaje
Situación profesional
Las asesorías, gestorías y departamentos administrativos realizan numerosas tareas repetitivas que consumen tiempo valioso. La digitalización y automatización de estos procesos es una competencia esencial en el entorno laboral actual.
Vuestra misión es identificar un procedimiento susceptible de mejora y transformarlo mediante herramientas digitales.
Competencias a desarrollar
  • Análisis crítico de procesos manuales
  • Diseño de flujos de trabajo optimizados
  • Modelado visual con Microsoft Visio
  • Implementación con Power Automate
  • Validación y pruebas de sistemas
Ejemplos de Procesos Automatizables
Para inspiraros, aquí tenéis algunos procedimientos típicos de oficina que se prestan a la automatización. Podéis elegir uno de estos o proponer otro similar:
Gestión de facturas
Recepción, registro, clasificación y archivo de facturas de proveedores con notificaciones automáticas.
Solicitudes de vacaciones
Tramitación de permisos desde la solicitud hasta la aprobación y actualización del calendario.
Registro de clientes
Alta de nuevos clientes con validación de datos, creación de carpetas y envío de documentación.
Vencimientos documentales
Control de plazos legales con alertas automáticas antes de fechas límite importantes.
Fase 1: Documentación del Procedimiento Original
01
Identificación del proceso
Seleccionad un procedimiento administrativo manual que se realice habitualmente. Debe tener al menos 5 pasos claramente diferenciados.
02
Descripción detallada
Documentad cada paso explicando qué se hace, quién lo realiza, qué documentos intervienen y cuánto tiempo consume aproximadamente.
03
Identificación de problemas
Analizad las ineficiencias: tareas repetitivas, posibles errores humanos, tiempos de espera, pérdida de información, etc.
04
Oportunidades de mejora
Indicad qué aspectos del proceso se beneficiarían de la automatización y qué ventajas concretas aportaría.
Esta fase requiere una redacción clara y estructurada donde demostréis vuestra comprensión del proceso actual y su problemática. Utilizad un lenguaje profesional y preciso.
Fase 2: Planificación de la Automatización
Una vez analizado el proceso manual, diseñad cómo transformarlo digitalmente. Esta planificación debe incluir:
Rediseño del flujo
Proponed el nuevo flujo optimizado eliminando pasos innecesarios y reorganizando las tareas de forma lógica. Explicad qué cambia respecto al proceso original.
Desencadenador/Trigger
Identificad qué evento iniciará la automatización: llegada de un correo, creación de un archivo, actualización de una hoja de cálculo, cumplimiento de una fecha, etc.
Acciones automatizadas
Especificad qué hará el sistema automáticamente en cada paso: enviar notificaciones, copiar archivos, actualizar bases de datos, crear documentos, etc.
Beneficios esperados
Cuantificad las mejoras: reducción de tiempo, eliminación de errores, disponibilidad de información en tiempo real, trazabilidad completa.
Fase 3: Diseño Visual con Microsoft Visio
Microsoft Visio es la herramienta profesional para crear diagramas de procesos. Debéis representar vuestro flujo de trabajo utilizando la notación estándar de diagramas de flujo.
Elementos del diagrama
  • Inicio/Fin: Óvalos que marcan el principio y final del proceso
  • Procesos: Rectángulos para cada acción o tarea
  • Decisiones: Rombos para puntos donde hay que elegir entre opciones
  • Conectores: Flechas que indican el flujo y la secuencia
  • Documentos: Símbolos específicos para entradas/salidas de información
El diagrama debe ser claro, ordenado y completo, mostrando todas las etapas del proceso automatizado incluyendo posibles bifurcaciones y excepciones.

Consejo técnico: Utilizad las plantillas predefinidas de Visio para diagramas de flujo básicos. Mantened una disposición vertical u horizontal consistente y alineados los elementos para facilitar la lectura.
Fase 4: Implementación en Power Automate
Power Automate: es la plataforma de Microsoft para crear flujos de trabajo automatizados sin necesidad de programar. Accedemos a la versión web de Power Automate con las credenciales que os dió el centro:
Crear flujo nuevo
Acceded a Power Automate y seleccionad "Crear" → "Flujo de nube automatizado". Asignadle un nombre descriptivo a vuestro flujo.
Configurar desencadenador
Elegid el evento que iniciará el proceso automático. Los desencadenadores más comunes son: "Cuando llegue un nuevo correo", "Cuando se cree un archivo", "Periodicidad".
Añadir acciones
Incorporad al menos 5 bloques de acciones que repliquen vuestro proceso. Utilizad conectores como OneDrive, Outlook, SharePoint, Excel, etc.
Configurar condiciones
Si vuestro proceso incluye decisiones, añadid bloques de "Condición" o "Cambiar" para crear ramificaciones lógicas.
Guardar y probar
Guardad el flujo, activadlo y ejecutad varias pruebas para verificar que funciona correctamente en diferentes escenarios.
Requisitos Técnicos del Flujo
1
Mínimo de bloques
El flujo debe contener al menos 5 bloques o acciones claramente diferenciadas, sin contar el desencadenador inicial. Podéis utilizar más, pero no menos.
2
Conectores apropiados
Utilizad conectores coherentes con vuestro proceso: correo, almacenamiento en nube, hojas de cálculo, notificaciones, etc.
3
Nomenclatura clara
Renombrad cada acción con descripciones que expliquen qué hace, facilitando la comprensión del flujo.
4
Gestión de errores
Documentar los errores que os habéis encontrado y como los habéis solucionado.
Recordad que el objetivo es crear un flujo funcional y realista que podría implementarse en un entorno de trabajo real.
Entregables y Formato de Presentación
1. Documento explicativo
Archivo PDF o Word con la descripción del proceso original, su problemática, y la planificación de la automatización (mínimo 2 páginas).
2. Diagrama de Visio
Archivo .vsdx exportado desde Microsoft Visio mostrando el flujo de trabajo completo con la simbología estándar.
3. Flujo de Power Automate
URL compartida del flujo operativo o capturas de pantalla completas de todos los bloques configurados.
4. Evidencias de funcionamiento
Capturas de pantalla o vídeo breve mostrando la ejecución del flujo de ejecuciones del flujo con datos reales de prueba.

Fecha de entrega y formato: Todos los archivos deben entregarse a través de la tarea de google classroom.
Rúbrica de Evaluación
Para asegurar una evaluación justa y transparente, se ha diseñado la siguiente rúbrica detallada. Cada criterio de calificación se desglosa en niveles de desempeño con sus respectivos descriptores y puntuaciones.